Comportamento, dress code e etiqueta em videoconferência corporativa e com clientes em tempos de Covid-19.

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Pegos de surpresa como fomos com a determinação de “ficar em casa” como medida para evitar a propagação descontrolada da Covid-19, muitos de nós estão trabalhando em “home office“. No entanto este trabalho à domicílio, de certa forma improvisado, combinado com o fechamento das escolas e a necessidade de separar idosos de crianças, acaba gerando uma série de contratempos, muitos dos quais plenamente evitáveis.

Pensando nisso, eu e a Advogada Corporativa Juliana Albano Caldas de Miranda, da Oi, em uma live que fizemos no Instagram, conversamos sobre o tema o que resultou em algumas dicas para que as reuniões corporativas e com clientes dêem o menos errado possível.

Nem todas estas observações valem em todos os casos, mas são importantes para esta época em que estamos em isolamento compulsório.

1) Cumprir o horário combinado. 

Evitar atrasos. Como a reunião será na sua própria casa ao alcance de um clique do computador não dá para se atrasar e atribuir este atraso ao trânsito ou ao elevador que passou lotado. As pessoas irão se conectar exatamente no horário combinado ou até uns minutos antes.

Aliás é importante esta conexão antecipada para checar conexão, o equipamento, se está carregado, se câmera e microfone estão ok e se assegurar de que tudo ocorrerá corretamente. 

2) Dress code. Cabelos. Maquiagem. 

Não é necessário estar de paletó e gravata. Todos estamos em casa e seria talvez até ridículo, salvo em casos excepcionalíssimos, que se vestissem de paletó dentro de casa. Acredito que esta exceção possa se aplica para altas autoridades, principalmente em pronunciamentos que poderão ser veiculados na imprensa ou até retratar momentos históricos. Por exemplo uma sessão do Parlamento ou um pronunciamento de um Chefe do Poder. É interessante vermos que o Ministro Mandetta tem se apresentado como “roupa de campanha”, certamente isso tem algum objetivo de passar a mensagem de quem está com as mãos na massa. 

Na maior parte das situações uma camisa polo e bermudas estão ok. Obviamente que se o participante fará apresentação exibindo o corpo inteiro, é recomendável que esteja trajando calças compridas e sapatos. 

Em qualquer caso não é recomendável pijama ou camisetas surradas. 

Também é aconselhável usar bermudas, principalmente para evitar o efeito BBB, quando a pessoa esquece ou normaliza que está no ar e pode, distraidamente, se levantar em frente às câmeras e exibir suas roupas íntimas. 

Mulheres, conforme Juliana, não devem abrir mão de uma maquiagem leve e cuidar para que o cabelo esteja minimamente apresentável. Esta dica, acrescento, vale para homens também. 

Embora a realização de reuniões por videoconferência nos aproxime do universo d’Os Jetsons, infelizmente ainda não temos a máscara da manhã de Jane, que ela vestia para atender ao vídeo-fone com um rosto jovial. 

3) Microfone e câmaras. 

É aconselhável mante o microfone sempre desligado (exceto se for o falante ou mediador).

Também não é necessário, embora recomendável, que se fique com a câmera sempre ligada. 

O microfone, em alguns sistemas, é o que faz a troca de câmaras. 

Então ruídos ambientes se o seu microfone estiver ligado podem “colocá-lo em evidência” desnecessariamente, além de prejudicar a compreensão da mensagem do orador. 

4) Colocar uma imagem no avatar. 

Evitar ter na imagem fotos de família ou engraçadas. É importante que você seja identificado, ainda que a câmera esteja desligada. 

É ok usar duas conexões se uma delas estiver com problema, por exemplo celular e PC. No entanto é importante escolher apenas uma fonte de áudio para evitar eco. 

Lembrar de deixar em carga celulares computadores e outros dispositivos usados na reunião. 

Se possível ter um ou mais dispositivos extras ligados e configurados para entrar em funcionamento em caso de pane. 

5) Posicionamento 

Escolha literalmente um canto da casa. O seu trabalho em casa não pode nem deve comprometer o descanso e a privacidade dos demais moradores. Prefira, salvo se impossível, ter às costas uma parede,  estante ou um móvel, onde não haja o trânsito de moradores. 

Preste atenção e peça auxílio de algum amigo para que lhe diga se algum dos objetos pode ser inapropriado ou deixá-lo em uma situação constrangedora. Verifique, principalmente, títulos de livros e objetos pessoais que possam estar na estante e que possam passar uma imagem que você não deseje entre os seus colegas ou clientes. 

Também é recomendável que o ambiente seja fechado. Avisar a todos os moradores que irá precisar fazer uma reunião de trabalho, às vezes é importante. Algumas pessoas nem sempre conseguem compreender que estar em casa no computador pode ser, realmente, uma atividade profissional. 

6) Objetividade. 

Reuniões, inclusive presenciais, apenas deveriam se justificar se houvesse uma pauta que exigisse deliberações em conjunto. Decisões unilaterais se resolvem através de um e-mail. Se o tomador de decisões precisa ouvir opiniões de terceiros pode fazê-lo através de pequenas conversas privadas ou mensagens de texto. Reuniões devem ser usadas para ouvir as demais pessoas. 

É importante, portanto, ter uma pauta clara, um mediador para a reunião e um protocolo para as manifestações. Apresentação de produtos ou de novas diretrizes, se necessitarem ser feitas em forma de videoconferência, pense se não é possível na forma de um vídeo gravado, podem e devem ser feitas com os microfones e câmeras fechadas, abrindo-se, apenas ao final, e mediante pedido por escrito, para manifestações essenciais. 

7) Bebidas e comidas. 

Se a reunião for muito longa você pode se preparar com água ou café. 

Cerveja, vinho ou outras bebidas alcoólicas não são recomendadas em reuniões profissionais, nem mesmo se ocorrem em finais de semana.

Se estiver em dúvida faça como o Jô Soares e use uma caneca. No Sul chimarrão é permitido. 

Fumar embora na web não mereça o mesmo nível de reprovação social pode ser considerado de mau gosto. Se você está atendendo um cliente ou não é o personagem principal na conferência não fume ou o faça com a câmera desligada. 

8) Ruídos inesperados. 

Em algumas circunstâncias pode ocorrer de a reunião ficar inviabilizada para você pela ocorrência de algum ruído. Nestas ocasiões se lhe competir falar, esclarecer esta situação e procurar um local com mais silêncio como um closet ou um lavabo é justificável.

9) Crianças.

Estamos trabalhando extraordinariamente em casa. Nem todos se prepararam para isso. Há pais e mães que estão em casa incumbidos ainda de cuidar de seus filhos que estão sem escola ou creches. Assim, embora não seja o ideal, há de se ter paciência com interrupções de emergência em relação às crianças. 

Obviamente quem pode contar com alguém para auxiliar deverá delegar tais funções durante a reunião e apenas atender alguma emergência. 

Os pais e mães solteiros, por seu turno, podem deixar isso já de alguma forma avisado antes ou logo no início da reunião. No caso de reuniões mais longas, como a que a Juliana refere que ocorre periodicamente na sua empresa, que pode levar um dia inteiro, é importante esclarecer ao início que haverá alguns momentos em que terá que fazer os atendimentos corriqueiros, como alimentação, higiene, etc. 

Nem todos podem contar com ajuda e empatia é importante neste momento. 

10) Pets. 

Vale a mesma dica acerca de crianças sendo que pets podem ser mais voluntariosos. Não há nenhum problema se os animais resolverem aparecer inadvertidamente, mas é bom não chamar muito atenção para eles para que o tema da reunião não acaba sendo eles e assim leve mais tempo. 

Outras coisas…

Há alguns outros temas que merecem ser abordados em relação ao trabalho à distância. 

1. É possível aplicar justa causa no trabalho à domicílio?

2. E horas extraordinárias? O empregador pode exigir e o trabalhador pode realizar, ou se negar a realizar, horas extraordinárias?

Além disso ainda quero compartilhar uma apresentação que eu fiz sobre a lei de Poe e como expressar emoções em diálogos pelo WhatsApp. Fiquem atentos às minhas redes sociais. 

Gostaria agora de saber a sua opinião sobre as dicas acima. Lembrou de alguma situação que queira compartilhar? Ficou alguma dúvida? Por favor use os comentários para colaborar, ficaremos muito felizes em responder.